PELAKSANAAN PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA DI PT. ADI PUTRA CILACAP

BAGIAN l

PENDAHULUAN

A.    Perumusan Masalah

 Setiap perusahaan jelas memiliki bagian-bagian atau departemen-departemen yang menjalankan tugasnya sesuai dengan job diskripsi masing-masing bagian. Ada bagian pemasaran, produksi, administrasi, pembelian dan lain sebagainya. Disetiap bagian atau departemen memiliki banyak prosedur dalam menjalankan job diskripsinya.

Salah satu bagian yang akan kami ambil sebagai tema makalah ini, yaitu bagian pembelian. Karena bagian pembelian ini memiliki fungsi di bagian terdepan sebelum proses produksi atau pelaksana.

Selain itu pada bagian ini bisa terdapat kerawanan penayalahgunaan prosedur karena berbagai faktor, baik internal maupun eksternal perusahaan. Jika kebanyakan orang pada sebuah perusahaan menyebutnya sebagai “bagian basah”.

B.    Tujuan

Penyusunan makalah ini bertujuan untuk dapat mengetahui prosedur pembelian perlengkapan dan peralatan kerja di PT. Adi Putra Cilacap.

C.    Manfaat

Dengan disusunnya makalah ini diharapkan memberi pengetahuan kepada pembaca untuk mengetahui apa itu prosedur atau sistem, bagaimana prosesnya, bagaimana kelebihan dan kekurangannya. Kami mengambil sebagai contoh salah satu prosedur atau sistem yang dituangkan dalam sebuah flow chart, yaitu Prosedur Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kerja di PT. Adi Putra Cilacap.

D. Ruang Lingkup

Dalam Makalah ini akan dibahas alur kegiatan yang harus dilakukan dari awal sampai akhir prosedur pembelian perlengkapan dan peralatan kerja, serta keterlibatan pihak-pihak yang terkait dalam proses pembelian tersebut sampai selesai. Pihak-pihak tersebut adalah bagian-bagian dari PT. Adi Putra Cilacap

BAGIAN II

PROSEDUR PEMBELIAN

PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA

DI PT. ADI PUTRA CILACAP

A.    LATAR BELAKANG

Perlengkapan dan peralatan kerja selalu dibutuhkan jika perusahaan ini mendapatkan proyek atau pekerjaan sebagai kontraktor di sebuah perusahaan besar di Cilacap. Baik perusahaan milik pemerintah maupun perusahaan swasta.

Perusahaan ini bergerak dalam bidang lingkungan, yaitu pembuatan taman, perawatan lingkungan sekitar perusahaan yang memberikan pekerjaan, penanaman pohon, penangganan limbah rumah tangga dan industri dan lain sebagainya.

Setiap pekerjaan yang diterima membutuhkan banyak pekerja dan tentunya banyak perlengkapan dan peralatan kerja, untuk perlengkapan seperti tanaman, pupuk, tanah subur, segala jenis cat, dan lain sebagainya. Sedangkan untuk peralatan seperti cangkul, sapu lidi, kaos tangan, peralatan safety, sepatu boat, mobil pengangkut sampah, air, dan lain sebagainya.

Terkadang perlengkapan dan peralatan tersebut tersedia di gudang, akan tetapi jika sedang terdapat banyak pekerjaan, maka perlengkapan dan peralatan tersebut harus dibeli. Intinya selalu terjadi kehabisan untuk stok gudang.

Oleh sebab itu dibutuhkan pembelian untuk setiap perlengkapan dan peralatan yang habis terpakai dan rusak karena terpakai tersebut

1.    Pengertian Prosedur

Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan atau kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering menjadi atau kegiatan rutinitas (Mulyadi, 1993).

2.    Pengertian Pembelian

Pembelian bagi suatu perusahaan merupakan kegiatan yang sangat penting, karena hal ini terjadi sebelum memulai menjalankan kegiatan usahanya.

Pembelian adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan barang atau jasa. Jadi jika dihubungkan dengan prosedur, Prosedur Pembelian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dari mulai diminta sampai barang tersebut diterima (Zaki Baridwan, 1981)

3.    Pengertian Perlengkapan dan Peralatan Kerja

Perlengkapan adalah segala sesuatu baik yang berwujud benda padat, cair maupun gas, yang digunakan untuk pelaksanaan suatu kegiatan yang berhubungan dengan suatu kegiatan tertentu, jika tidak ada perlengkapan maka sebuah pekerjaan bisa tertunda.

Sedangkan Peralatan adalah alat yang digunakan untuk pelaksanaan suatu kegiatan, baik digunakan secara langsung maupun secara tidak langsung, baik sebagai fungsi utama maupun sebagai fungsi cadangan.

B.    PIHAK YANG TERKAIT DALAM PELAKSANAAN PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA                           DI PT. ADI PUTRA CILACAP

Sebuah sistem dibangun tentunya untuk dilaksanakan atau dilakukan, para pelaku atau bagaian-bagian yang terlibat didalam sistem ini adalah :

1.    Bagian Penerima Order

Merupakan bagian dari PT. Adi Putra Cilacap, yang bertugas menerima order pekerjaan dari pihak lain.

2.    Bagian Pembelian

Merupakan bagian dari PT. Adi Putra Cilacap, yang bertugas membeli segala keperluan perusahaan yang sedang dibutuhkan atau hanya sebagai stok saja. Bagian ini bertugas sebagai penawar barang dan pemesan barang.

3.    Bagian Pencatatan Pembelian

Merupakan bagian dari PT Adi Putra Cilacap, yang berfungsi sebagai pencatat pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian, bagian ini bertugas, mengumpulkan kwitansi atau nota pembelian dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan barang atau jasa yang dibeli.

4.    Bagian Gudang (Penerima barang dan pencatat)

Merupakan bagian dari PT Adi Putra Cilacap, bagian ini terdiri dari dua fungsi yaitu penerima barang masuk dan pencatat barang yang ada di gudang. Tugas bagian gudang adalah menerima barang yang akan dijadikan stok dan melaporkan stok yang sudah mencapai reorder point.

5.    Kepala Pekerjaan (Mandor)

Merupakan bagian dari PT. Adi Putra Cilacap, yang berfungsi sebagai pemesan barang yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan. Kepala Pekerjaan bertugas menentukan apa-apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengawasi jalannya pekerjaan.

C.    NARASI PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA DI PT ADI PUTRA CILACAP

Dengan melihat proses pembelian yang dilakukan oleh                               PT Adi Putra Cilacap, kami memberikan penggambaran bagaimana proses tersebut dalam melaksanakan prosedur yang berlaku

1.    Bagian Penerima Order mendapatkan order pekerjaan dari sebuah perusahaan, order pekerjaan tersebut diteliti dan disanggupi oleh bagian penerima order bersama pimpinan perusahan. Setelah order pekerjaan benar-benar didapat, order tersebut yang berupa PO (Purchase Order), PO di copy dan copyan diberikan kepada Kepala Pekerjaan.

2.    Kepala Pekerjaan menerima copy PO, dan merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan kebutuhan perlengkapan dan peralatan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Kebutuhan tersebut di buat sebuah dokumen dengan nama Daftar Kebutuhan (DK). DK di serahkan ke bagian gudang.

3.    Bagian gudang meneliti apakah perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan masih tersedia di gudang atau tidak, jika membutuhkan sebagian atau seluruh barang yang ada di dalam DK, maka bagian gudang membuat SPP (Surat Pemesanan Pembelian). SPP diserahkan ke bagian pembelian. Jika barang tersedia digudang maka bagian gudang menyerahkan barang tersebut kepada Kepala Pekerjaan. Kepala pekerjaan harus menandatangani Surat Pengambilan Barang (SPB), setelah ditanda tangani SPB beserta data pendukung lainnya di arsipkan.

4.    Bagian pembelian menerima SPP dan Copy DK serta Copy PO, bagian pembelian kemudian membeli kepada pemasok atau toko-toko disekitar. Proses pembelian barang ini menghasilkan kwitansi atau nota pembelian. Kwitansi atau nota di copy, kwitansi atau nota asli, copy PO, Copy DK dan copy SPP diserahkan ke bagian pencatatan pembelian. Setelah itu barang yang sudah dibeli diserahkan ke gudang. Dan bagian gudang menandatangani Laporan Penyerahan Barang (LPB) yang nantinya akan di arsip oleh Bagian Pembelian dan Pencatatan gudang

5.    Kepala Pekerjaan melaksanakan pekerjaannya.

D.    DOKUMEN-DOKUMEN

Beberapa dokumen yang mendukung dalam pembelian barang ini :

1.    PO (Purchase Order) : Order pekerjaan dari perusahaan lain

Yang Mengarsip PO :

Bagian Pencari Order, Pencatat (Gudang), Pencatatan Pembelian, Kepala Pekerjaan

2.    DK (Daftar Kebutuhan) : Daftar kebutuhan perlengkapan dan peralatan yang dibuat oleh Kepala Pekerjaan

Yang Mengarsip DK :

Kepala Pekerjaan, Pencatatan (Gudang), Pencatatan Pembelian

3.    SPP (Surat Pemesanan Pembelian) : berisi barang-barang yang dibutuhkan yang tidak tersedia di gudang.

Yang Mengarsip SPP

Pencatatan (Gudang) dan Pencatatan Pembelian

4.    SPB (Surat Pengambilan Barang) : berisi daftar pengambilan barang seseorang ke gudang.

Yang Mengarsip SPB

Pencatatan (Gudang) dan Kepala Pekerjaan

5.    LPB (Laporan Penyerahan Barang) : berisi daftar barang masuk ke gudang

Yang Mengarsip LPB

Bagian Pencatatan Pembelian dan Pencatatan (Gudang)

6.    Dokumen Pendukung : Nota atau Kwitansi Pembelian Barang

Yang Mengarsip Dokumen Pendukung

Bagian Pencatatan Pembelian

BAGIAN III

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN

PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA

DI PT. ADI PUTRA CILACAP

A.    KELEBIHAN

Kelebihan prosedur ini menurut pandangan kami, melihat flow chart yang ada dan pelaksanaan di lapangan adalah :

1.    Prosedur ini kurang lebih sesuai dengan jaringan prosedur pembelian.

2.    Bagian gudang dan bagian pembelian terdapat bagian pencatatan secara terpisah, hal ini bisa menghindari penggelapan asset.

3.    Setiap bagian melakukan tugas sesuai dengan job diskripsinya.

4.    Arsip tersimpan dengan baik dan tidak ada kehilangan arsip.

5.    Setiap pemesanan barang harus ada dokumen-dokumen yang mendukung sesuai dengan prosedur.

6.    Kepala Pekerjaan dilarang membeli barang sendiri.

7.    Tanpa Surat Pembelian Barang dari gudang, tidak bisa membeli barang.

8.    Adanya pemeriksaan stok terlebih dahulu sebelum membeli barang.

B.    KELEMAHAN

Setiap kelebihan pasti ada kekurangan, menurut pandangan kami masih ada kekurangan dalam Prosedur Pembelian ini :

1.    Pimpinan perusahaan hanya ikut mengecek PO saja, tidak menandatangani persetujuan pembelian barang, hal ini menyebabkan bagian pembelian dengan bebas membeli barang.

2.    Pada Bagian Pembelian, Bagian Pencatatan Pembelian juga bertugas sebagai pengeluar kas. Hal ini bisa terjadi mark up dan penggelapan keuangan pada bagian pencatatan pembelian.

3.    Terkadang Kepala Pekerjaan tidak mengikuti prosedur jika mendapat pekerjaan yang jauh dari gudang, Kepala Pekerjaan bisa langsung membeli perlengkapan atau peralatan yang kurang, hal ini bisa mengakibatkan penggelapan asset oleh Kepala Pekerjaan

4.    Terkadang prosedur tidak dilakukan, dikarenakan salah satu petugas Cuti, sakit atau ijin kerja, karena perusahaan kecil jadi terbatas tenaga kerjanya. Hal ini mengakibatkan petugas lain merangkap jabatan, penggelapan asset bisa terjadi.

5.    Terkadang Kwitansi bisa dimanipulasi oleh bagian pembelian yang telah bekerjasama dengan pemasok. Sehingga terkadang mendapatkan barang yang lebih mahal dari harga pasar. Mengakibatkan berkurangnya keuntungan perusahaan.

6.    Flow Chart terlalu sederhana tidak menunjukkan pengarsipan dan salah bentuk-bentuk symbolnya.

BAGIAN IV

PERBAIKAN YANG DILAKUKAN PENULIS

PERBAIKAN PENULIS TERHADAP PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA

Dengan melihat beberapa kelemahan yang ditemukan diatas, maka penulis mencoba membuat suatu perbaikan terhadap flow chart yang ada :

1.    Sebaiknya pimpinan perusahaan ikut menandatangani SPP (Surat Pemesanan Barang), agar tidak terjadi penggelembungan dana pembelian barang

2.    Menambah pekerja untuk bagian pengeluaran kas, agar bagian pencatatan tidak menjadi satu dengan bagian pengeluaran kas, sehingga bisa menghindari penggelapan asset.

3.    Untuk pekerjaan yang jauh sebaiknya dibuat DK dengan cara hanya menelpon ke bagian gudang, sehingga bagian gudang akan segera mengirim kebutuhan yang sedang dibutuhkan segera. Sehingga Kepala Pekerjaan tidak merangkan sebagai bagian pembelian barang. Hal ini untuk menghindari penggelapan asset dan penggelembungan dana pelaksanaan pekerjaan

4.    Adakan petugas khusus yang bertugas menggantikan setiap bagian yang tidak masuk kerja.

5.    Seharusnya dilibatkan pemasok, sehingga bagian pembelian tidak terkesan membeli sendiri, dengan adanya pemasok maka perusahaan akan mengetahui harga barang dan kwalitasnya, selain itu untuk menjaga agar bagian pembelian tidak memanipulasi kwitansi pembelian.

Dengan mencoba memperbaiki setiap kelemahan dari Prosedur Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kerja di PT. Adi Putra Cilacap, yang sesuai dengan ilmu yang kami dapat di tempat kuliah dari mata kuliah Sistem Akuntansi, semoga bisa menjadikan perusahaan lebih termanajemen dan lebih bisa meningkatkan produktifitas kerja tanpa adanya penyelewengan-penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan-karyawannya.

PERBAIKAN FLOW CHART

PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN

DI PT. ADI PUTRA CILACAP

BAGIAN V

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Dari semua yang telah penulis sampaikan di atas, maka penulis mencoba menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

1.    Prosedur merupakan alat yang digunakan untuk menentukan bagaimana sebuah perusahaan untuk menjadi lebih termanajemen, menghidarkan dari praktek-praktek kejahatan yang dilakukan oleh internal maupun eksternal dan juga berfungsi sebagai pengawasan intern kegiatan perusahaan

2.    Pelaksanaan prosedur membutuhkan kesadaran dari para pelaku pelaksanaan prosedur. Kesadaran para pelaku prosedur dapat terbentuk jika ada kebijakan perusahaan yang benar-benar mengikat tanpa bisa diganggu gugat.

3.    Prosedur dibutuhkan untuk segala jenis kegiatan perusahaan, baik kegiaan yang berhubungan dengan lingkungan eksternal maupun lingkungan internal perusahaan.

4.    Keterbatasan pegawai mengakibatkan menyelewengan terhadap prosedur yang telah berlaku dan juga faktor lemahnya sebuah manajemen perusahaan akan kebijakannya.

B.    SARAN

1.    Prosedur yang sudah ada sebaiknya dilaksanakan oleh setiap bagian yang terdapat didalamnya dengan sesuai tidak menyepelekan salah satu alur prosedur.

2.    Dalam melaksanakan pembelian sebaiknya dipilih pemasok yang benar-benar kompeten didalamnya, sehingga tidak mendapatkan barang yang kurang berkualitas. Atau bagian pembelian selalu mengecek merk, harga, kualitas dan lain sebagainya suatu barang melalui berbagai media, baik secara langsung maupun melalui internet, sehingga tidak tertipu oleh pemasok.

3.    Sebaiknya perusahaan tidak “irit” tenaga kerja, karena dengan perangkapan jabatan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

4.    Untuk STIE Muhammadiyah Cilacap, sering terjadi dosen yang jarang masuk, sehingga dosen sering merapel mata kuliah, yang seharusnya minggu tenang malah masih kuliah dan masih membuat tugas sehingga bisa mengakibatkan kurang konsen terhadap ujian.

BAGIAN VI

DAFTAR PUSTAKA

Flow Chart Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kerja, PT. Adi Putra Cilacap

Mulyadi, 1993, Sistem Akuntansi, Edisi 2, Bagian Penerbitan STIE YKPN Yogyakarta

Zaki Baridwan, 1981, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur Metode, Edisi 2, Bagian Penerbitan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta